Hoe stuur ik bijlagen mee met een e-factuur?
Bijlagen die de factuur aanvullen, maken juridisch deel uit van de factuur en moeten via hetzelfde kanaal mee, dus in de e-factuur zelf. Toegelaten zijn pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods. Bijlagen apart per e-mail sturen is volgens de overheid in strijd met de wet.
Een factuur gaat vaak samen met extra documenten: een werkbon, een urenstaat, een leveringsbon. Bij e-facturatie horen die in de e-factuur zelf.
Waarom via hetzelfde kanaal?
Volgens de officiële FAQ maken bijlagen die de factuur aanvullen juridisch deel uit van de factuur. Ze moeten dus samen met de factuur verstuurd worden, via Peppol. Bijlagen apart per e-mail sturen:
- vertraagt de verwerking,
- geeft risico op fouten of onvolledige dossiers,
- en is in strijd met de wet.
Welke bestanden mogen?
De Europese norm, die Peppol volgt, laat nu deze bestandstypes toe: pdf, png, jpg, csv, xlsx en ods. XML hoort daar nog niet bij, maar wordt opgenomen in de herziene versie van de norm. Als beide partijen akkoord gaan, mag XML nu al.
In een UBL-factuur kunt u een bijlage insluiten of meegeven via een externe link, bijvoorbeeld als het bestand te groot is.
Bijlagen uit een e-factuur halen
Krijgt u een e-factuur met bijlagen? Open hem hieronder. U ziet de factuur zoals op papier, en de bijlagen kunt u openen of downloaden. Alles gebeurt in uw browser.
Wilt u veel bijlagen tegelijk uit e-facturen halen? Gebruik dan onze pdf-extractor.
Lees de volledige gids: Is e-facturatie verplicht voor mij?
Veelgestelde vragen
Mag ik een XML-bestand als bijlage meesturen?
Wat als een bijlage te groot is?
Wat gebeurt er als ik bijlagen toch apart stuur?
Gerelateerde gidsen
Mag ik nog een pdf-factuur sturen?
Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen volstaat een pdf niet meer. Voor particulieren en buitenlandse klanten wel. Zo zit het.
Hoe lang en hoe moet ik e-facturen bewaren?
E-facturen bewaart u even lang als papieren facturen. Zo bewaart u ze correct, en waarom u het originele XML-bestand best houdt.
Moet een creditnota ook via Peppol?
Een creditnota op een e-factuur stuurt u ook als e-factuur via Peppol. Wat geldt voor creditnota's op oudere pdf-facturen.
Bronnen
- Algemene vragen over de B2B-verplichting, vragen 19 tot 22 (efactuur.belgium.be)
- Specifieke vragen over e-facturatie, vraag 6 (efactuur.belgium.be)
Deze gids is algemene informatie, nagekeken bij de officiële bronnen hierboven. Het is geen juridisch of fiscaal advies; vraag voor uw eigen situatie raad aan uw boekhouder of softwareleverancier.