Is e-facturatie verplicht voor mij?

Deze gids zet alles op een rij: wat de verplichting precies inhoudt, voor wie ze geldt, de uitzonderingen en wat u doet als een klant of leverancier nog niet klaar is. Twijfelt u over uw eigen situatie, gebruik dan de check hieronder.

Wat houdt de verplichting in?

Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen tussen elkaar gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Dat zijn facturen die rechtstreeks tussen de software van beide ondernemingen worden uitgewisseld, via het Peppol-netwerk. Een pdf versturen per e-mail of via een platform volstaat niet meer.

U mag nog altijd vrijwillig een pdf of papieren versie meesturen, maar de gestructureerde e-factuur is de enige wettelijk verplichte factuur. De verplichting is ingevoerd met de wet van 6 februari 2024.

Wat is Peppol precies?

Voor wie geldt ze?

Hebt u een actief btw-nummer? Dan geldt de verplichting ook voor u. Ook voor:

• ondernemingen onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot 25.000 euro);
• landbouwers onder de bijzondere landbouwregeling, minstens voor het ontvangen van facturen.

Werkt u alleen voor particulieren? Voor die facturen geldt de verplichting niet, maar u moet wel de e-facturen van uw leveranciers kunnen ontvangen. Ondernemingen die geen enkele factuur uitreiken aan of ontvangen van Belgische btw-plichtigen, vallen er niet onder.

Wie is uitgezonderd?

De officiële lijst geeft onder meer deze uitzonderingen:

• ondernemingen die niet in België gevestigd zijn (geen zetel en geen vaste inrichting), ook als ze hier voor de btw geïdentificeerd zijn;
• ondernemingen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (artikel 44): zij hoeven niet te versturen en niet te ontvangen;
• failliete ondernemingen hoeven niet te versturen;
• ondernemingen onder de forfaitaire regeling (artikel 56) hoeven niet te versturen, tot die regeling uiterlijk op 1 januari 2028 stopt.

Uw precieze situatie checkt u het snelst met de check “Ben ik verplicht?” hierboven; die verwijst bij elk antwoord naar de officiële bron.

Belangrijke data

Een algemene tolerantieperiode gold tijdens de eerste drie maanden van 2026: de FOD Financiën legde geen sancties op aan ondernemingen die konden aantonen dat ze zich tijdig en redelijk hadden voorbereid. Die periode is afgelopen. Een aparte tolerantie voor self-billing liep tot 30 juni 2026. De overheid zei uitdrukkelijk dat het niet de bedoeling was een algemeen uitstel toe te staan.

Wat als een klant of leverancier niet klaar is?

• Uw klant kan nog geen e-facturen ontvangen: u mag dan een andere manier kiezen, op papier of elektronisch (bijvoorbeeld als pdf, als de klant akkoord gaat). Die factuur is rechtsgeldig. Uw klant moet zich wel zonder uitstel in regel stellen en riskeert een sanctie.
• Uw leverancier stuurt nog geen e-facturen: u mag de factuur in principe weigeren. U behoudt uw recht op btw-aftrek op een factuur die op een andere manier is uitgereikt. De leverancier riskeert een sanctie.

Of uw klant al op Peppol staat, ziet u meteen:

Hoe controleer ik of een bedrijf op Peppol staat?

Hoe begint u eraan?

1. Zoek uw Peppol-ID: uw ondernemingsnummer met code 0208.
2. Kies software die met Peppol verbonden is, en laat u registreren op Peppol.
3. Controleer met de Peppol-check of u en uw klanten op het netwerk staan.