Hoe lang en hoe moet ik e-facturen bewaren?

De regels voor archivering veranderen niet met de e-facturatieplicht: e-facturen bewaart u zoals papieren facturen. Wel is het een goed moment om uw manier van bewaren te herbekijken.

Hoe lang?

Alle facturen en kopieën van facturen bewaart u 7 jaar. Die termijn loopt vanaf 1 januari van het jaar na de datum van uitreiking.

Soms moet u langer bewaren, 15 of 25 jaar, door de regels over herzieningen. Dat geldt vooral voor facturen over de aftrek voor onroerende bedrijfsmiddelen en gebouwen die met btw verhuurd worden. Vraag uw boekhouder of dat voor u geldt.

Hoe?

U mag op papier of elektronisch bewaren, ongeacht het oorspronkelijke formaat. Maar de manier van bewaren moet de herkomst en de inhoud waarborgen: elke latere wijziging moet uitgesloten zijn, vanaf de uitreiking of ontvangst tot het einde van de bewaartermijn. De factuur moet ook al die tijd leesbaar blijven.

Het formaat mag veranderen, maar het originele XML-bestand bijhouden wordt sterk aanbevolen: wie omzet naar een ander formaat, draagt een zwaardere bewijslast.

Een XML-bestand lezen of afdrukken kan hier, rechtstreeks in uw browser:

Wat als het misloopt?

Kunt u niet aantonen dat de herkomst en de inhoud gewaarborgd zijn, dan kan de FOD Financiën uw btw-aftrek weigeren. Zowel de klant als de leverancier kan een administratieve boete krijgen. Laat u een dienstverlener bewaren en kan die niet aan de Belgische regels voldoen, dan moet u zelf een andere oplossing zoeken.