Combien de temps et comment conserver les factures électroniques ?

Les règles d’archivage ne changent pas avec l’obligation de facturation électronique : vous conservez les factures électroniques comme les factures papier. C’est toutefois le bon moment pour revoir votre façon de les conserver.

Combien de temps ?

Vous conservez toutes les factures et copies de factures pendant 7 ans. Ce délai court à partir du 1er janvier de l’année qui suit la date d’émission.

Parfois, vous devez les conserver plus longtemps, 15 ou 25 ans, en raison des règles sur les révisions. Cela concerne surtout les factures relatives à la déduction pour les biens d’investissement immobiliers et les bâtiments loués avec TVA. Demandez à votre comptable si cela s’applique à vous.

Comment ?

Vous pouvez conserver sur papier ou sous forme électronique, quel que soit le format d’origine. Mais votre mode de conservation doit garantir l’origine et le contenu : toute modification ultérieure doit être exclue, de l’émission ou de la réception jusqu’à la fin du délai de conservation. La facture doit aussi rester lisible pendant toute cette période.

Le format peut changer, mais il est vivement recommandé de garder le fichier XML original : celui qui convertit vers un autre format porte une charge de la preuve plus lourde.

Vous pouvez lire ou imprimer un fichier XML ici, directement dans votre navigateur :

Et si les choses tournent mal ?

Si vous ne pouvez pas démontrer que l’origine et le contenu sont garantis, le SPF Finances peut refuser votre déduction de TVA. Le client comme le fournisseur peuvent recevoir une amende administrative. Si vous confiez la conservation à un prestataire et que celui-ci ne peut pas respecter les règles belges, vous devez trouver vous-même une autre solution.