Comment joindre des annexes à une facture électronique ?
Les annexes qui complètent la facture font juridiquement partie de la facture et doivent passer par le même canal, donc dans la facture électronique elle-même. Les formats autorisés sont pdf, png, jpg, csv, xlsx et ods. Selon les autorités, envoyer les annexes séparément par e-mail est contraire à la loi.
Une facture s’accompagne souvent de documents supplémentaires : un bon de travail, une feuille de prestations, un bon de livraison. Avec la facturation électronique, ils ont leur place dans la facture électronique elle-même.
Pourquoi par le même canal ?
Selon la FAQ officielle, les annexes qui complètent la facture font juridiquement partie de la facture. Elles doivent donc être envoyées avec la facture, via Peppol. Envoyer les annexes séparément par e-mail :
- retarde le traitement,
- crée un risque d’erreurs ou de dossiers incomplets,
- et est contraire à la loi.
Quels fichiers sont autorisés ?
La norme européenne, que Peppol suit, autorise actuellement ces types de fichiers : pdf, png, jpg, csv, xlsx et ods. Le XML n’en fait pas encore partie, mais il sera repris dans la version révisée de la norme. Si les deux parties sont d’accord, le XML est déjà permis.
Dans une facture UBL, vous pouvez intégrer une annexe ou la transmettre via un lien externe, par exemple si le fichier est trop volumineux.
Extraire les annexes d’une facture électronique
Vous recevez une facture électronique avec des annexes ? Ouvrez-la ci-dessous. Vous voyez la facture comme sur papier, et vous pouvez ouvrir ou télécharger les annexes. Tout se passe dans votre navigateur.
Vous voulez extraire beaucoup d’annexes de factures électroniques en une fois ? Utilisez alors notre outil Extraire le PDF.
Lire le guide complet : La facturation électronique est-elle obligatoire pour moi ?
Questions fréquentes
Puis-je joindre un fichier XML en annexe ?
Et si une annexe est trop volumineuse ?
Que se passe-t-il si j'envoie quand même les annexes séparément ?
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Sources
- Questions générales sur l'obligation B2B, questions 19 à 22 (efactuur.belgium.be)
- Questions spécifiques sur la facturation électronique, question 6 (efactuur.belgium.be)
Ce guide est une information générale, vérifiée auprès des sources officielles ci-dessus. Ce n’est pas un conseil juridique ou fiscal ; pour votre situation, demandez à votre comptable ou à votre fournisseur de logiciel.