Mag ik nog een pdf-factuur sturen?
Aan andere Belgische btw-plichtige ondernemingen niet: sinds 1 januari 2026 is daar de gestructureerde e-factuur via Peppol verplicht. U mag er wel vrijwillig een pdf naast sturen. Voor particulieren en voor klanten in het buitenland blijft een pdf-factuur geldig.
De btw-wetgeving kent twee soorten elektronische facturen: de gewone elektronische factuur, zoals een pdf, en de gestructureerde elektronische factuur die software automatisch kan verwerken. Welke u mag gebruiken, hangt af van uw klant.
Aan Belgische ondernemingen
Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde e-factuur verplicht voor alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Een pdf, Excel- of Word-bestand of een papieren factuur volstaat daar niet meer. Een ander formaat dat de Europese norm volgt, kan alleen als u het samen afspreekt.
U mag er wel vrijwillig een pdf naast sturen. Uw klant kan dat niet eisen.
Kan uw klant technisch nog geen e-facturen ontvangen? Dan geldt een terugvalregel: lees Mijn klant staat niet op Peppol: wat nu?.
Aan particulieren en buitenlandse klanten
Voor alle andere handelingen blijft een pdf-factuur geldig, ook na 1 januari 2026. Bijvoorbeeld voor:
- particuliere klanten (B2C);
- internationale facturatie, binnen en buiten de EU.
Een e-factuur toch lezen als een gewone factuur?
Krijgt u een e-factuur (een XML-bestand) en wilt u die lezen of afdrukken? Open hem hier, rechtstreeks in uw browser. Het bestand verlaat uw computer niet.
Lees de volledige gids: Is e-facturatie verplicht voor mij?
Veelgestelde vragen
Kan mijn klant eisen dat ik ook een pdf stuur?
Mag ik een pdf in de e-factuur meesturen?
Is een pdf per e-mail veilig?
Gerelateerde gidsen
Is e-facturatie verplicht voor mij?
De volledige gids over de Belgische e-facturatieplicht sinds 1 januari 2026, voor wie ze geldt, de uitzonderingen, de tolerantie en wat u doet als een klant of leverancier niet klaar is.
Hoe stuur ik bijlagen mee met een e-factuur?
Bijlagen horen bij de factuur en reizen mee via Peppol, niet apart per e-mail. Welke bestanden mogen en hoe u ze meestuurt.
Mijn klant staat niet op Peppol: wat nu?
Uw klant kan nog geen e-facturen ontvangen? Dan mag u de factuur op een andere manier sturen. Zo werkt de terugvalregel, en wat uw klant moet doen.
Bronnen
- Wat is een elektronische factuur? (efactuur.belgium.be)
- Algemene vragen over de B2B-verplichting, vragen 11 en 12 (efactuur.belgium.be)
Deze gids is algemene informatie, nagekeken bij de officiële bronnen hierboven. Het is geen juridisch of fiscaal advies; vraag voor uw eigen situatie raad aan uw boekhouder of softwareleverancier.